Existe uma ideia muito enraizada nas empresas: a de que comunicar é, essencialmente, falar, escrever ou partilhar informação.

Envia-se um e-mail, realiza-se uma reunião, transmite-se uma orientação e assume-se que a organização tem um plano de comunicação.

Mas, na prática, aquilo que é dito raramente chega intacto ao momento da execução.

É neste intervalo, entre a decisão, a comunicação e a ação, que surgem muitos dos problemas invisíveis dentro das organizações.

Empresas com uma comunicação externa cuidada, com presença nas redes sociais e uma identidade bem definida, enfrentam frequentemente dificuldades internas que não são visíveis à primeira vista. Informação dispersa, decisões mal interpretadas, equipas desalinhadas e uma sensação constante de falta de direção.

O problema não está, na maioria das vezes, na ausência de comunicação. Está na forma como ela é pensada: como uma ação isolada, e não como um sistema.

É precisamente aqui que a assistência executiva assume um papel central.

Muito além de funções administrativas, este papel posiciona-se no ponto onde decisão, contexto e execução se encontram. É através dele que a comunicação deixa de ser apenas transmissão e passa a ser alinhamento.

Neste artigo, vamos explorar como a comunicação e a assistência executiva funcionam como um sistema invisível dentro das empresas:  um sistema que, quando bem estruturado, sustenta decisões, organiza processos e permite criar verdadeiras relações de confiança e de lealdade.

 

Comunicação interna nas empresas: quando o problema não é falar, mas alinhar

Tendo trabalhado com mercados internacionais nos últimos quinze anos, e sempre em backoffice, em diferentes áreas, cedo me dei conta da importância da organização institucional nas empresas.

É esta organização, seja de procedimentos, informação ou dados, que permite aos negócios evoluir de forma sustentada. É, na verdade, um dos pilares fundamentais de qualquer empresa.

A organização pode ser vista como a execução da estratégia.

Naturalmente, é importante delinear o posicionamento de uma marca. Mas as boas ideias raramente saem do papel se não forem executadas. E dificilmente serão bem executadas, se não estiverem organizadas.

Recentemente, tive a oportunidade de trabalhar como assistente executiva numa empresa SaaS, em Portugal. Quando entrei nos escritórios e me foram apresentadas as ferramentas de trabalho, apercebi-me de que estava perante um raro exemplo de organização empresarial.

Por exemplo:

  • não existia uma multiplicidade de ferramentas de trabalho: existia apenas uma, que funcionava muito bem;
  • cada colaborador conseguia encontrar toda a informação necessária nas pastas digitais da empresa;
  • não era necessário trocar inúmeros e-mails para esclarecer procedimentos;
  • tudo isto gerava uma comunicação interna mais clara e eficaz.

Esta organização traduzia-se, necessariamente, numa sensação clara de segurança e estabilidade.

É este sentimento interno de controlo que permite às empresas avançarem com decisões operacionais de forma mais segura e consistente. Tudo isto faz parte de um ecossistema.

No entanto, existem inúmeros exemplos de empresas que apresentam uma excelente comunicação externa, nas redes sociais, no marketing ou no branding, mas que, internamente, enfrentam um verdadeiro caos organizacional.

A comunicação visível de uma marca é importante: existe um público que precisa de ser alcançado. Mas não é tudo.

Mais tarde ou mais cedo, uma estratégia baseada apenas na visibilidade orgânica ou paga nas redes sociais acaba por se desmoronar por falta de estrutura: as pessoas perdem o foco, porque a informação está dispersa e ninguém sabe muito bem o que tem de fazer.

Esta falta de direcção, que muitas vezes ocorre por falhas na organização interna, acaba quase sempre por ser fatal para os negócios.

Não nos esqueçamos. Esta visibilidade só se sustenta quando assente em pilares firmes: organização, processos e uma estrutura executiva sólida.

E é precisamente aqui que surge uma questão essencial: afinal, o que faz, na prática, um assistente executivo dentro de uma empresa?

É isso que vamos descobrir.

 

Assistente executivo: o que faz realmente e porque é essencial para a organização

Um assistente executivo é alguém que presta apoio administrativo de alto nível, trabalhando de forma direta com dirigentes e líderes de empresas ou organizações.

As suas funções vão muito além daquilo que, à primeira vista, se imagina.

Incluem, naturalmente, a gestão de viagens, comunicações e tarefas estratégicas, atuando muitas vezes como o braço direito do CEO. Mas existe uma dimensão do trabalho que raramente é visível.

Uma parte fundamental da função passa pela otimização do tempo e do calendário das lideranças, garantindo o funcionamento eficiente do escritório e servindo de ponte entre equipas internas e parceiros externos.

Na prática, o assistente executivo contribui diretamente para a organização interna da empresa e para a fluidez da comunicação: dois elementos essenciais para a execução da estratégia.

A minha experiência como assistente executiva numa empresa SaaS foi determinante para perceber algo mais profundo: um assistente executivo é alguém a quem as lideranças entregam confiança.

Uma confiança preciosa.

Porque existe uma proximidade direta com aquilo que são as decisões operacionais de um CEO. Isso implica um acesso mais amplo a informação, visão e estratégia: elementos que definem o rumo do negócio e que são, muitas vezes, confidenciais.

É precisamente por isso que não é raro os assistentes executivos terem de assinar um NDA (Non-Disclosure Agreement).

Estamos perante uma função sensível, que exige não só organização e capacidade de execução, mas também discrição, responsabilidade e uma leitura clara do funcionamento interno das empresas.

 

Comunicação e assistência executiva: onde estratégia e execução se encontram

Um CEO ou dirigente de uma empresa ou organização espera, acima de tudo, que um assistente executivo seja capaz de ler nas entrelinhas.

Esta é uma relação de confiança, mas também de empatia estratégica, em que se assume que o profissional que apoia diretamente a direção seja capaz de compreender a visão e o posicionamento estratégico do negócio.

Este é um aspeto fundamental na assistência executiva, porque se trata de um cargo desempenhado, muitas vezes, sob grande pressão, em que é necessária uma elevada agilidade na resolução de problemas.

Esta empatia estratégica é o que permite alinhar posicionamento com execução.

Quando um CEO comunica um pedido (seja a marcação de uma viagem, o reembolso de despesas, a elaboração de um documento ou a comunicação com parceiros externos) é necessário que o assistente executivo entenda, rapidamente, qual é o procedimento a aplicar.

Para além disso, é fundamental que seja capaz de antecipar problemas e expectativas. Estar à frente das necessidades da empresa e compreendê-las é absolutamente crucial.

Esta capacidade de antecipação é aquilo que distingue os profissionais nesta área: não se trata apenas de executar tarefas no momento, mas de saber antecipar critérios e exigências que, com grande probabilidade, serão tidos em conta pelo CEO.

Por isso, a comunicação é fundamental para garantir esta agilidade.

Se não existir este alinhamento estratégico, dificilmente a comunicação poderá ser eficiente dentro de uma empresa.

Vamos imaginar a seguinte situação:

  • o CEO pediu ao assistente executivo para começar a tratar dos requisitos de uma auditoria anual na empresa;
  • o assistente executivo não entendeu a verdadeira urgência do pedido e continua a adiar a comunicação com os parceiros envolvidos nessa auditoria;
  • o CEO volta a reforçar que o dia da auditoria está próximo, mas o assistente olha para o calendário e faz um juízo de valor: “não, ainda falta muito tempo” e continua a adiar a execução das tarefas;
  • entretanto, o CEO informa que houve uma alteração na data da auditoria, tendo esta sido antecipada em um mês.

Neste momento, a empresa tem um problema: não tem tempo para conseguir cumprir com todos os critérios exigíveis para a concretização da auditoria anual.

Isto acontece porque houve um desalinhamento na comunicação interna.

Mais concretamente, houve um juízo de valor por parte do assistente executivo em relação ao CEO: a urgência foi determinada por ele, e não pelo dirigente da empresa.

Este é um claro exemplo de como a comunicação influencia diretamente o trabalho da assistência executiva. É, por isso, fundamental que tanto o CEO como o assistente executivo estejam alinhados na comunicação e nos seus propósitos. E, acima de tudo, que a clareza na mensagem seja visível e entendida por todas as partes envolvidas.

 

Porque as empresas falham ao separar comunicação de operação

Já estive dos dois lados: do lado da comunicação e do lado das operações. E posso dizer-vos que um não sobrevive sem o outro.

Não tenho ilusões quanto à complexidade do trabalho de um bom assistente executivo e de um bom comunicador: um e outro vivem de mãos dadas, aprendendo em conjunto como delinear um ecossistema bem sucedido para as empresas.

Um assistente executivo que não comunica bem e que não entende a comunicação de um CEO, dificilmente poderá desempenhar bem o seu trabalho.

Um erro na interpretação de um e-mail pode gerar consequências operacionais em cadeia, bastante prejudiciais para uma marca.

Da mesma forma, a falta de entendimento com um stakeholder ou com um parceiro institucional crítico para o sucesso de um negócio pode colocar em risco colaborações e parcerias valiosas.

Imagine-se um assistente executivo que entra em conflito com um parceiro externo da empresa e que demonstra esse desagrado numa comunicação por e-mail.

É desastroso.

Imagine-se também um assistente executivo que tem dificuldade na redação escrita e cuja lógica de raciocínio não acompanha a visão do CEO.

Sim, a comunicação tem uma influência direta na forma como este papel é percebido dentro de um negócio.

Confesso que, para mim, a comunicação é tudo.

Penso que não existe nenhuma função operacional dentro de uma empresa que possa ser bem desempenhada sem que o profissional domine algumas técnicas verbais e de escrita.

Estas competências são necessárias, mesmo quando é preciso confrontar o CEO com algum desafio operacional.

A assertividade na comunicação é fundamental para que estes alertas sejam transmitidos com clareza e considerados com a devida seriedade.

 

Comunicação e assistência executiva: o sistema invisível que sustenta um negócio

Ao longo deste percurso, torna-se claro que a comunicação e a assistência executiva não são áreas isoladas dentro de uma empresa, mas partes de um mesmo sistema.

Um sistema que é, muitas vezes, invisível, mas determinante e onde se organizam decisões, se alinham expectativas e se executa a estratégia.

Por isso, importa prestar atenção ao que não é visível aos olhos, mas que trabalha, silenciosamente, nos bastidores: esse é o verdadeiro segredo.

Sem esta ligação entre comunicação e operação, os negócios perdem consistência: as ideias deixam de ser concretizadas, as decisões perdem-se no caminho e a estrutura começa, lentamente, a fragilizar-se.

Por isso, mais do que comunicar melhor, é fundamental estruturar melhor. Mais do que executar tarefas, é essencial compreender o contexto em que essas tarefas existem. E mais do que responder a pedidos, é necessário antecipar o que vem a seguir.

É aqui que a assistência executiva deixa de ser apenas uma função de apoio e passa a assumir um papel central na sustentabilidade e no crescimento de um negócio. É uma função de confiança, que exige respeito pela visão de alguém que construiu o negócio e, por consequência, é um acto de lealdade.

Sim, de lealdade.

Porque, no final, não são apenas as palavras que constroem uma empresa: é a forma como elas se ligam à ação.